Politique de confidentialité

Déclaration de confidentialité Vaigo

Dernière mise à jour : 4 février 2026

La présente déclaration de confidentialité s'applique à toute personne (ci-après « vous ») utilisant la plateforme de mobilité Vaigo.

Vaigo (ci-après également « nous »), situé à Martelarenplein 20E, 3000 Louvain, souhaite vous informer par le biais de la présente déclaration des raisons pour lesquelles et de la manière dont nous collectons et traitons vos données à caractère personnel.

Cette déclaration a été préparée par Eurides afin d'offrir la plus grande transparence possible à toute personne utilisant notre plateforme de mobilité Vaigo (ci-après dénommée « plateforme Vaigo ») dans laquelle Eurides traite des données à caractère personnel.

Eurides agit en tant qu'intermédiaire entre ses clients (votre employeur) et vous (l'utilisateur final) en proposant un outil qui permet à ses clients d'offrir à leurs employés de nouvelles options de mobilité flexibles. Dans ce rôle, Eurides traite vos données personnelles principalement pour le compte et au nom de ses clients (votre employeur).
Par conséquent, Eurides agit en tant que sous-traitant pour la plupart des activités de traitement. Votre employeur reste alors le responsable du traitement.

Cette déclaration s'applique uniquement au traitement des données personnelles via la plateforme Vaigo. Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur le traitement de vos données personnelles par votre employeur, nous vous recommandons de lire la déclaration de confidentialité de votre employeur et/ou de lui demander directement plus d'informations.

La présente déclaration a été préparée conformément au règlement général sur la protection des données (le
« RGPD »).

Définitions

Dans la présente déclaration de confidentialité, les termes suivants ont la signification suivante :

s à caractère personnel Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (« personne concernée ») ; est réputée identifiable une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement.

Traitement d'
s Toute opération ou ensemble d'opérations effectuées sur des données à caractère personnel ou des ensembles de données à caractère personnel, que ce soit par des moyens automatisés ou non, tels que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, le stockage, l'adaptation ou la modification, la récupération, la consultation, l'utilisation, la divulgation par transmission, la distribution ou toute autre forme de mise à disposition, l'alignement ou la combinaison, le blocage, l'effacement ou la destruction des données.

Personne concernée
Désigne une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, à l'aide de données à caractère personnel.

Responsable du traitement
Personne physique ou morale, autorité publique, agence ou autre entité qui, seule ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel. Pour la plupart des opérations de traitement, il s'agit de votre employeur.

Sous-traitant
Une personne physique ou morale, une autorité publique, un organisme ou une autre entité qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Pour la plupart des opérations de traitement, il s'agit d'Eurides.

Tiers
Une personne physique ou morale, une autorité publique, une agence ou une autre entité, qui n'est ni la personne concernée, ni le responsable du traitement, ni le sous-traitant, ni les personnes autorisées sous l'autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant à traiter des données à caractère personnel.

Responsable du traitement et sous-traitant

Lorsqu'elle utilise la plateforme Vaigo, Eurides agit principalement en tant que sous-traitant, ce qui signifie qu'elle collecte et traite vos données à caractère personnel pour le compte de ses clients (votre employeur). Votre employeur, en tant que responsable du traitement, détermine alors les finalités et les moyens du traitement de vos données à caractère personnel, et nous traitons vos données à caractère personnel pour le compte de votre employeur.

Pour certaines activités de traitement, Eurides agit en tant que responsable du traitement des données. Afin de définir nos rôles, nous avons conclu un accord décrivant les rôles et responsabilités d'Eurides et de votre employeur conformément au RGPD.

Quelles sont les données personnelles que nous collectons ?

En tant que sous-traitant, nous pouvons traiter les données personnelles suivantes vous concernant afin de faciliter l'utilisation de la plateforme Vaigo, de faciliter l'administration au sein de l'entreprise de votre employeur en suggérant des options de mobilité flexibles disponibles au sein de l'entreprise et de vous rembourser les frais liés à votre choix de mobilité :

• Données d'identification telles que : nom, prénom, sexe, numéro d'identification d'employé, etc.,
• Coordonnées telles que : votre adresse e-mail (professionnelle), votre adresse postale.
• Informations relatives à votre rôle au sein de l'organisation : intitulé du poste, fonction, catégorie.
• Informations financières relatives aux services que ces prestataires vous fournissent, informations financières relatives à l'utilisation des services de mobilité.
• Données de localisation
• Données de consommation telles que les informations relatives à votre choix de mobilité et les données d'utilisation que vous avez vous-même communiquées, telles que les distances parcourues à vélo.
• Images telles qu'une photo d'identité.
• Numéro d'immatriculation du véhicule.

Nous effectuons ces opérations pour le compte de votre employeur. Vous pouvez donc demander plus d'informations sur ces opérations de traitement à votre employeur.

Ces données personnelles sont-elles nécessaires ? Quelles sont les conséquences si vous ne les fournissez pas ?

En fonction du service que vous demandez, des données à caractère personnel peuvent être nécessaires pour fournir notre service et/ou faciliter la fourniture de services par des prestataires externes (par exemple, NMBS, Uber, etc.).

Si vous ne fournissez pas les données personnelles nécessaires, nous ne pouvons pas faciliter la gestion par votre employeur de vos frais liés à la mobilité.

Votre employeur a un besoin légitime de connaître vos déplacements professionnels afin de pouvoir définir sa politique de mobilité. Avec Vaigo, par exemple, votre employeur peut obtenir des informations sur la durabilité et les coûts engagés.

Avec qui partageons-nous vos données ?

Les données peuvent être transmises à :

• votre employeur ;
• selon la structure de l'entreprise dans laquelle vous travaillez, il est possible que ces services soient externalisés. Dans ce cas, en fonction de ce qui a été convenu avec votre employeur, vos données seront souvent partagées avec ce prestataire de services externe ;
• le prestataire de services (société de transport) que vous avez choisi via la plateforme Vaigo.

Nous ne partageons vos données que si cela a été convenu avec votre employeur ou lorsque cela est nécessaire pour respecter une obligation légale.

Mes données personnelles seront-elles transférées en dehors de l'UE ou de l'EEE ?

En principe, les données à caractère personnel que nous traitons ne sont pas transférées en dehors de l'Union européenne (UE) ou de l'Espace économique européen (EEE).

Toutefois, si cela devait se produire, nous veillerons à ce que les exigences légales minimales et les normes de sécurité soient toujours respectées. Si nous soupçonnons que vos données personnelles seront stockées et traitées en dehors de l'UE, nous vous en informerons expressément, ainsi que votre employeur, et nous veillerons à ce que le même niveau de protection que celui appliqué au sein de l'UE soit appliqué.

Les prestataires de services de transport externes peuvent stocker des données à caractère personnel en dehors de l'UE ou de l'EEE. Si tel est le cas, nous vous en informerons lorsque vous demanderez l'activation du service. Vous aurez alors la possibilité d'annuler votre demande.

Combien de temps vos données personnelles seront-elles conservées ?

Nous ne conserverons pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs indiqués.
Étant donné que la nécessité de conserver des données personnelles dépend du type de données personnelles en question et de la finalité du traitement, les durées de conservation peuvent varier. Vous trouverez ci-dessous les critères sur lesquels nous basons notre définition des durées de conservation :

• Avons-nous convenu d'une certaine durée de conservation avec votre employeur ?
• Avons-nous fixé et communiqué une certaine durée de conservation ?
• Sommes-nous soumis à une obligation légale de conservation/d'archivage, contractuelle ou équivalente ?

En ce qui concerne les cookies, ils sont conservés pendant deux semaines à compter de la dernière session active.
Nous supprimerons vos données personnelles lorsqu'elles ne seront plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.

Si, pour des raisons techniques, nous ne pouvons pas effacer complètement certaines données personnelles de nos systèmes, nous prendrons les mesures appropriées pour les sécuriser en les anonymisant et/ou en empêchant tout traitement ou utilisation ultérieurs de ces données.

Comment vos données personnelles seront-elles protégées ?

Nous avons mis en place des normes généralement acceptées en matière de sécurité technologique et opérationnelle afin de protéger les données personnelles contre toute perte, utilisation abusive, modification ou destruction par des personnes non autorisées.

Nous exigeons de tous nos employés, clients et sous-traitants indépendants qu'ils préservent la confidentialité des données personnelles et veillent à ce que seuls les employés autorisés aient accès à vos données personnelles, selon le principe du besoin d'en connaître.

De plus, nous faisons uniquement appel à des fournisseurs qui offrent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles adéquates pour protéger les données à caractère personnel.

En ce qui concerne les mesures de sécurité mises en place par votre employeur, nous vous encourageons à lire la politique de confidentialité de votre employeur et/ou à contacter directement votre employeur.

Quels sont vos droits concernant vos données personnelles ?

Vous trouverez ci-dessous un aperçu de vos droits en tant que personne concernée. Veuillez toutefois noter que ces droits ne sont pas absolus et peuvent être soumis à certaines conditions.

• Droit d'accès à vos données personnelles. Vous avez le droit d'accéder à tout moment à vos données personnelles que nous traitons et de les consulter. Nous vous fournirons gratuitement une copie de vos données personnelles.
• Droit de rectifier vos données personnelles. Vous avez le droit de faire effacer, compléter ou rectifier à tout moment les données personnelles inexactes, incomplètes, inappropriées ou obsolètes.
• Droit à l'effacement de vos données personnelles. Vous avez le droit de faire effacer vos données personnelles. Toutefois, nous pouvons conserver les données personnelles si cela est nécessaire à des fins de preuve ou si cela doit être fait dans le cadre d'une obligation légale.
• Droit d'opposition à certains traitements. Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement pour des raisons liées à votre situation particulière. Nous et, si nécessaire, le responsable du traitement cesserons immédiatement de traiter vos données personnelles, sauf s'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et/ou libertés, ou des motifs pour le traitement liés à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice.
• Droit de limiter certaines opérations de traitement Vous avez le droit de limiter le traitement de vos données à caractère personnel si : - vous contestez l'exactitude des données à caractère personnel, pendant une période vous permettant de vérifier que lesdites données sont exactes ;- le traitement est illicite et vous vous opposez à l'effacement de vos données à caractère personnel, en demandant à ce que nous en limitions l'utilisation ; - nous et, le cas échéant, le responsable du traitement n'avons plus besoin de vos données à caractère personnel aux fins du traitement, mais vous en avez encore besoin pour la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice ; - vous vous êtes opposé à une opération de traitement, dans l'attente de la réponse à la question de savoir si cette opposition est justifiée.
• Droit à la portabilité des données à caractère personnel. Vous avez le droit de demander que les données à caractère personnel que vous nous avez fournies personnellement vous soient transférées sous une forme structurée, courante et numérique, afin que vous puissiez les stocker pour votre usage personnel ou les transférer directement à un autre responsable du traitement, dans la mesure où cela est techniquement possible pour nous. Toutefois, la législation sur la protection des données prévoit certaines restrictions à ce droit, ce qui signifie qu'il ne s'applique pas à toutes vos données à caractère personnel.
• Droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle. Si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel n'est pas conforme à la législation sur la protection des données, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'autorité nationale de protection des données. Aux Pays-Bas, il s'agit de l'Autorité chargée des données à caractère personnel.
• Droit de gérer les cookies. Vous avez le droit de gérer les cookies, quel que soit leur type.
Veuillez toutefois noter que la modification des paramètres de ces cookies (par exemple, en refusant les cookies) peut affecter votre navigation sur la plateforme Vaigo.

Comment pouvez-vous exercer vos droits ?

Pour exercer les droits mentionnés ci-dessus, vous pouvez vous adresser à votre employeur à cette fin. Ce dernier nous demandera, si nécessaire, de l'aider à répondre à la demande. Ce n'est que lorsque votre demande concerne l'analyse de votre comportement en matière de déplacements que vous pouvez nous adresser directement votre demande.

Lorsque vous exercez vos droits, veuillez indiquer clairement le droit que vous souhaitez invoquer, le(s) traitement(s) auquel/auxquels vous vous opposez et/ou que vous souhaitez limiter, ainsi que les données à caractère personnel que vous souhaitez supprimer/ajouter/modifier. Soyez toujours aussi précis que possible lorsque vous souhaitez exercer vos droits afin que nous puissions prendre les mesures nécessaires. Ces demandes sont gratuites, sauf si elles sont manifestement infondées ou excessives (comme dans le cas d'une demande répétée).

Votre demande sera traitée dans un délai d'un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois, en tenant compte de facteurs tels que la complexité et le nombre de demandes. Si le délai est prolongé, vous en serez informé et les raisons de cette prolongation vous seront communiquées.

Nous appuyons-nous sur le consentement ?

Eurides exploite la plateforme Vaigo exclusivement dans un contexte interentreprises (B2B), ce qui signifie que nous fournissons des services à des entreprises clientes (votre employeur) et traitons les données à caractère personnel uniquement sous leur direction en tant que responsable du traitement. Par conséquent, nous ne nous appuyons pas sur le consentement individuel comme base juridique pour le traitement des données à caractère personnel ; toutes les activités de traitement sont plutôt effectuées sur la base d'autres fondements juridiques autorisés par le RGPD (tels que la nécessité contractuelle ou les intérêts légitimes) tels que déterminés par votre employeur. Si nous devons à l'avenir nous appuyer sur votre consentement comme base juridique pour une activité de traitement particulière, nous veillerons à ce que ce consentement soit obtenu en totale conformité avec les exigences du RGPD, c'est-à-dire qu'il soit libre, spécifique, éclairé et sans ambiguïté. Dans ce cas, nous vous fournirons également un moyen simple et accessible de retirer votre consentement à tout moment.

Comment pouvez-vous soumettre des questions ou des plaintes ?

Si vous avez une question ou une réclamation concernant notre traitement des données à caractère personnel ou la présente déclaration, ou si vous souhaitez exercer vos droits, vous pouvez nous contacter par e-mail à l'adresse suivante : privacy@eurides.eu.

De plus, nous vous demandons d'envoyer une copie de cette demande à votre employeur si vous le jugez nécessaire.

Nous ferons tout notre possible pour collaborer avec vous afin de résoudre toute plainte relative à la confidentialité. Toutefois, si vous estimez que nous ou votre employeur n'avons pas été en mesure de vous aider à résoudre votre plainte ou votre préoccupation, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité chargée de la protection des données de votre pays de résidence via son site web. En Belgique, il s'agit de l'Autorité belge de protection des données.

Modifications apportées à la présente déclaration

Nous pouvons modifier ou compléter cette déclaration si nous le jugeons nécessaire.

Si des modifications importantes sont apportées à cette déclaration, la date à laquelle elle a été modifiée sera ajoutée et nous vous en informerons et vous communiquerons la déclaration modifiée.

Nous vous encourageons également à consulter régulièrement cette déclaration, publiée sur la plateforme Vaigo, afin de savoir comment nous traitons et protégeons vos données personnelles.