Privacyverklaring Vaigo
Laatst bijgewerkt: 4 februari 2026
Deze privacyverklaring is van toepassing op iedereen (hierna “u”) die gebruikmaakt van het Vaigo mobiliteitsplatform.
Vaigo (hierna ook "wij"), gevestigd te Martelarenplein 20E, 3000 Leuven, wil u via deze verklaring informeren over waarom en hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken.
Deze verklaring is opgesteld door Eurides om zoveel mogelijk transparantie te bieden aan iedereen die gebruikmaakt van ons mobiliteitsplatform Vaigo (hierna het “Vaigo platform” genoemd) waarin Eurides persoonsgegevens verwerkt.
Eurides fungeert als tussenpersoon tussen haar klanten – uw werkgever – en u – de eindgebruiker – door een tool aan te bieden waarmee haar klanten hun werknemers nieuwe, flexibele mobiliteitsopties kunnen bieden. In deze rol verwerkt Eurides uw persoonsgegevens voornamelijk voor en namens haar klanten (uw werkgever).
Daarom treedt Eurides op als gegevensverwerker voor de meeste verwerkingsactiviteiten. Uw werkgever blijft dan de gegevensbeheerder.
Deze verklaring is alleen van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens via het Vaigo platform. Mocht u meer informatie wensen over de verwerking van uw persoonsgegevens door uw werkgever, dan raden wij u aan de eigen privacyverklaring van uw werkgever te lezen en/of rechtstreeks meer informatie bij uw werkgever op te vragen.
Deze verklaring is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de
“AVG”).
Definities
Binnen deze privacyverklaring hebben de volgende termen de volgende betekenissen:
Persoonsgegevens
Alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“betrokkene”); een identificeerbare natuurlijke persoon is iemand die direct of indirect kan worden geïdentificeerd.
Verwerking
Elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde middelen, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
Betrokkene
Verwijst naar een persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd aan de hand van persoonsgegevens.
Verwerkingsverantwoordelijke
Een natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan die, alleen of samen met anderen, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Voor de meeste verwerkingen is dit uw werkgever.
Verwerker
Een natuurlijke of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt. Voor de meeste verwerkingen is dit Eurides.
Derde
Een natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om persoonsgegevens te verwerken
Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker
Bij het gebruik van het Vaigo platform treedt Eurides voornamelijk op als verwerker, wat betekent dat zij uw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt namens haar klanten (uw werkgever). Uw werkgever, als verwerkingsverantwoordelijke, bepaalt dan de doeleinden en middelen voor de verwerking van uw persoonsgegevens en wij verwerken uw persoonsgegevens namens uw werkgever.
Voor sommige verwerkingsactiviteiten treedt Eurides op als verwerkingsverantwoordelijke. Om onze rollen te definiëren, hebben we een overeenkomst opgesteld waarin de rollen en verantwoordelijkheden van Eurides en uw werkgever zijn vastgelegd in overeenstemming met de AVG.
Welke persoonsgegevens verzamelen wij
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van u verwerken – als verwerker – om het Vaigo-platform te faciliteren, de administratie binnen het bedrijf van uw werkgever te vergemakkelijken door flexibele mobiliteitsopties binnen het bedrijf voor te stellen, en u te vergoeden voor uw kosten gerelateerd aan uw mobiliteitskeuze:
• Identificatiegegevens zoals: achternaam, voornaam, geslacht, personeelsnummer, enz…,
• Contactgegevens zoals: uw (zakelijke) e-mailadres, thuisadres.
• Informatie gerelateerd aan uw rol in de organisatie: functie, positie, categorie.
• Financiële informatie gerelateerd aan de diensten die deze aanbieders u leveren, financiële informatie gerelateerd aan het gebruik van mobiliteitsdiensten.
• Locatiegegevens
• Verbruiksgegevens zoals de informatie gerelateerd aan uw mobiliteitskeuze en zelf gerapporteerde gebruiksgegevens zoals fietsafstanden.
• Afbeeldingen zoals een pasfoto.
• Kentekenplaat van het voertuig.
Wij doen dit namens uw werkgever. U kunt daarom meer informatie over deze verwerkingen opvragen bij uw werkgever.
Zijn deze persoonsgegevens noodzakelijk? Wat zijn de gevolgen als u deze niet verstrekt?
Afhankelijk van de dienst die u aanvraagt, kunnen persoonsgegevens nodig zijn om onze dienst te leveren en/of om de levering van diensten door externe aanbieders (bijv. NMBS, Uber, enz.) te faciliteren.
Als u de benodigde persoonsgegevens niet verstrekt, kunnen wij de administratie van uw mobiliteitsgerelateerde uitgaven voor uw werkgever niet faciliteren.
Uw werkgever heeft een gerechtvaardigde behoefte om inzicht te krijgen in uw zakelijke reizen en om zijn mobiliteitsbeleid vorm te kunnen geven. Met Vaigo kan uw werkgever bijvoorbeeld inzicht krijgen in gegevens over duurzaamheid en gemaakte kosten.
Met wie delen wij uw gegevens
De gegevens kunnen worden doorgegeven aan:
• uw werkgever;
• afhankelijk van de structuur van het bedrijf waar u werkt, is het mogelijk dat deze diensten worden uitbesteed. In zo'n situatie, afhankelijk van wat met uw werkgever is overeengekomen, worden uw gegevens vaak gedeeld met deze externe dienstverlener;
• de gekozen dienstverlener (vervoersmaatschappij) die u gebruikt via het Vaigo-platform.
Wij delen uw gegevens alleen als dit met uw werkgever is overeengekomen, of wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Worden mijn persoonsgegevens buiten de EU of EER overgedragen?
In principe worden persoonsgegevens die door ons worden verwerkt niet overgedragen buiten de Europese Unie (EU) of de Europese Economische Ruimte (EER).
Mocht dit echter wel gebeuren, dan zorgen wij ervoor dat altijd aan de minimale wettelijke vereisten en veiligheidsnormen wordt voldaan. Als wij vermoeden dat uw persoonsgegevens buiten de EU zullen worden opgeslagen en verwerkt, zullen wij u en uw werkgever hiervan uitdrukkelijk op de hoogte stellen en ervoor zorgen dat hetzelfde beschermingsniveau wordt toegepast als binnen de EU geldt.
Externe vervoersdienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de EU of EER opslaan. Als dit het geval is, zullen wij u informeren wanneer u de activering van de dienst aanvraagt. U heeft dan de mogelijkheid om de aanvraag te annuleren.
Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is om de vermelde doeleinden te vervullen.
Aangezien de noodzaak om persoonsgegevens te bewaren afhangt van het type persoonsgegevens en het doel van de verwerking, kunnen bewaartermijnen variëren. Hieronder vindt u de criteria waarop wij onze bewaartermijnen baseren:
• Hebben wij een bepaalde bewaartermijn met uw werkgever vastgesteld?
• Hebben wij een bepaalde bewaartermijn vastgesteld en bekendgemaakt?
• Zijn wij onderworpen aan een wettelijke bewaar-/archiveringsplicht, contractueel of gelijkwaardig?
Wat cookies betreft, deze worden 2 weken bewaard vanaf de laatste actieve sessie.
Wij zullen uw persoonsgegevens verwijderen wanneer deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
Mochten er persoonsgegevens zijn die wij om technische redenen niet volledig uit onze systemen kunnen wissen, dan zullen wij passende maatregelen nemen om deze te beveiligen door ze te anonimiseren en/of verdere verwerking of gebruik van de gegevens te voorkomen.
Hoe worden uw persoonsgegevens beschermd?
Wij hebben algemeen aanvaarde normen voor technologische en operationele beveiliging geïmplementeerd om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, wijziging of vernietiging door onbevoegden.
Wij verplichten al onze medewerkers, klanten en onafhankelijke contractanten om persoonsgegevens vertrouwelijk te behandelen en ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot uw persoonsgegevens op basis van 'need-to-know'.
Daarnaast maken wij alleen gebruik van leveranciers die voldoende garanties bieden om adequate technische en organisatorische maatregelen te implementeren ter bescherming van persoonsgegevens.
Wat betreft de beveiligingsmaatregelen die door uw werkgever zijn geïmplementeerd, raden wij u aan het privacybeleid van uw werkgever te lezen en/of rechtstreeks contact op te nemen met uw werkgever.
Wat zijn uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens?
Hieronder vindt u een overzicht van uw rechten als betrokkene. Houd er echter rekening mee dat deze rechten niet absoluut zijn en aan voorwaarden kunnen zijn onderworpen.
• Recht op inzage van uw persoonsgegevens. U heeft het recht om te allen tijde uw door ons verwerkte persoonsgegevens in te zien en te controleren. Wij zullen u kosteloos een kopie van uw persoonsgegevens verstrekken.
• Recht op correctie van uw persoonsgegevens. U heeft het recht om onjuiste, onvolledige, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te allen tijde te laten wissen, aanvullen of corrigeren.
• Recht op verwijdering van uw persoonsgegevens. U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen. Wij mogen de persoonsgegevens echter bewaren indien dit noodzakelijk is voor bewijsdoeleinden of moet worden bewaard als onderdeel van een wettelijke verplichting.
• Recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen. U heeft het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen verwerkingen om redenen die verband houden met uw specifieke situatie. Wij en, indien nodig, de verwerkingsverantwoordelijke zullen de verwerking van uw persoonsgegevens onmiddellijk staken, tenzij er dwingende legitieme gronden zijn voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en/of vrijheden, of gronden voor de verwerking die verband houden met de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.
• Recht op beperking van bepaalde verwerkingen. U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken indien: - u de juistheid van de persoonsgegevens betwist, voor een periode die ons in staat stelt de juistheid van die gegevens te controleren; - de verwerking onrechtmatig is en u bezwaar maakt tegen het wissen van uw persoonsgegevens, en in plaats daarvan verzoekt om het gebruik ervan te beperken; - wij en, waar nodig, de verwerkingsverantwoordelijke uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden, maar u deze nog wel nodig heeft voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen; - u bezwaar heeft gemaakt tegen een verwerking, in afwachting van het antwoord op de vraag of dit bezwaar gerechtvaardigd is.
• Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens. U heeft het recht om te verzoeken dat persoonsgegevens die u ons persoonlijk heeft verstrekt – in een gestructureerde, gangbare en digitale vorm – aan u worden overgedragen, zodat u deze kunt opslaan voor persoonlijk (her)gebruik, of om dergelijke persoonsgegevens rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen, voor zover dit technisch mogelijk is voor ons. De wetgeving inzake gegevensbescherming voorziet echter in enkele beperkingen op dit recht, wat betekent dat het niet van toepassing is op al uw persoonsgegevens.
• Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. Indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens niet voldoet aan de wetgeving inzake gegevensbescherming, kunt u een klacht indienen bij de nationale gegevensbeschermingsautoriteit. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.
• Recht om cookies te beheren. U heeft het recht om cookies te beheren, ongeacht het type cookies.
Houd er echter rekening mee dat het wijzigen van de instellingen van deze cookies (bijvoorbeeld door cookies te weigeren) van invloed kan zijn op uw navigatie op het Vaigo-platform.
Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
Om de hierboven genoemde rechten uit te oefenen, kunt u hiervoor contact opnemen met uw werkgever. Deze zal ons, indien nodig, vragen om te helpen bij het beantwoorden van het verzoek. Alleen wanneer uw verzoek betrekking heeft op de analyse van uw reisgedrag, kunt u het verzoek rechtstreeks aan ons richten.
Wanneer u uw recht(en) uitoefent, gelieve dan duidelijk aan te geven welk recht u wenst in te roepen, tegen welke verwerking(en) u bezwaar maakt en/of welke u wenst te beperken, en welke persoonsgegevens u wenst te verwijderen/toe te voegen/te wijzigen. Wees altijd zo specifiek mogelijk wanneer u uw rechten wilt uitoefenen, zodat wij de nodige actie kunnen ondernemen. Deze verzoeken zijn kosteloos, behalve wanneer het verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is (zoals in het geval van een herhaald verzoek).
Uw verzoek zal binnen één maand worden behandeld. Deze termijn kan met twee maanden worden verlengd, rekening houdend met factoren zoals de complexiteit en het aantal verzoeken. Indien de termijn wordt verlengd, wordt u hiervan op de hoogte gebracht en worden de redenen voor de verlenging meegedeeld.
Vertrouwen wij op toestemming?
Eurides exploiteert het Vaigo-platform uitsluitend in een business-to-business (B2B) context, wat betekent dat wij diensten leveren aan zakelijke klanten (uw werkgever) en persoonsgegevens alleen verwerken onder hun leiding als verwerkingsverantwoordelijke. Dientengevolge vertrouwen wij niet op individuele toestemming als wettelijke basis voor de verwerking van persoonsgegevens; in plaats daarvan worden alle verwerkingsactiviteiten uitgevoerd op basis van andere wettelijke grondslagen die zijn toegestaan door de AVG (zoals contractuele noodzaak of gerechtvaardigde belangen), zoals bepaald door uw werkgever. Indien wij in de toekomst ooit uw toestemming als wettelijke basis voor een specifieke verwerkingsactiviteit nodig hebben, zullen wij ervoor zorgen dat dergelijke toestemming volledig in overeenstemming met de AVG-vereisten wordt verkregen – dat wil zeggen, vrijelijk gegeven, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig. In een dergelijk geval zullen wij u ook een eenvoudige en toegankelijke manier bieden om uw toestemming te allen tijde in te trekken.
Hoe kunt u vragen of klachten indienen?
Als u een vraag of klacht heeft over onze verwerking van persoonsgegevens of over deze verklaring, of uw rechten wenst uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via e-mail: privacy@eurides.eu
Bovendien vragen wij u om een kopie van dit verzoek naar uw werkgever te sturen indien u dit nodig acht.
Wij zullen ons best doen om samen met u eventuele privacyklachten op te lossen. Mocht u echter van mening zijn dat wij of uw werkgever u niet hebben kunnen helpen met uw klacht of bezorgdheid, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van uw woonland via hun website. In België is dit de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
Wijzigingen in deze verklaring
Wij kunnen deze verklaring wijzigen of aanvullen indien wij dit nodig achten.
Indien er belangrijke wijzigingen in deze verklaring worden aangebracht, wordt de datum van wijziging toegevoegd en zullen wij u op de hoogte stellen van de gewijzigde verklaring.
Wij moedigen u ook aan om deze verklaring, gepubliceerd op het Vaigo-platform, regelmatig te raadplegen om te weten hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en beschermen.